Nr sprawy: GK.392-2-3/23                                                                  Konin, dnia 18.09.2023 r.

 

 

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY 

na Wykonanie przez podmiot uprawniony badania sprawozdania finansowego za 2023 rok oraz 2024 rok

Centrum Kultury i Sztuki  w Koninie  ul. Okólna 47a działając na podstawie art.2 ust.1 ustawy   Prawo zamówień publicznych  (Dz. U. z 2023r. poz.1605) oraz  Zarządzenia Nr 26/2022 Dyrektora CKiS z dnia  19 grudnia  2022 r.  w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto, zaprasza do złożenia  oferty w terminie do 25.09.2023r. godzina 10:00 na wykonanie przedmiotowego zamówienia.

 

1. Tryb postępowania/ Formalne podstawy przeprowadzenia badania sprawozdania

1.Postępowanie prowadzone jest  w trybie „rozeznania rynku ” w formie otwartego zapytania na zasadach i w trybie określonych w w/w Regulaminie oraz wytycznych Departamentu Kultury Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu (pismo Nr DK-III-1.0742.5.2023, DK-III-1.KW – 00162/23). 

2. Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców w postępowaniu zastosowanie mają” :

• ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295),
• ustawa o biegłych rewidentach , firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym

              ( tj Dz. U. z 2023 r. poz. 1015),

• Krajowymi Standardami Badania,
• zasadami etyki zawodowej biegłych rewidentów,
• ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny  (Dz. U. z 2023 r. poz. 614) 

3.Formularz oferty wraz z pozostałymi załącznikami musi zostać wypełniony przez Wykonawcę ściśle wg postanowień niniejszego zaproszenia bez dokonywania w nich zmian przez Wykonawcę.

 

1. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie przez podmiot uprawniony badania sprawozdania finansowego za 2023 r oraz 2024 r. - zwany  dalej wykonawcą

2. Sprawozdanie odbywać się będzie w siedzibie zamawiającego – Centrum Kultury i Sztuki  Konin ul. Okólna 47a w godzinach pracy zamawiającego.
3. Termin badania: sprawozdanie finansowe zostanie zbadane przez biegłego rewidenta w terminie sporządzenia i podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, odpowiednio: do 31.03.2024r. za rok 2023 i 31.03.2025r. za rok 2024. Podpisane sprawozdanie biegłego rewidenta zostanie przesłane na adres e-mail do instytucji kultury badanej (CKiS w Koninie) ul. Okólna 47a oraz na adres grazyna.brzezinska@umww.pl – zastępca dyrektora Departamentu Kultury Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego.
4. Udział biegłego rewidenta w posiedzeniu Zarządu Wojewódzkiego Wielkopolskiego  na którym procedowana będzie uchwała  dotycząca zatwierdzenia sprawozdania finansowego celem złożenia stosownych wyjaśnień i informacji – w razie zaistnienia takiej konieczności.
5. Przesłanie Wykonawcy sprawozdania finansowego do badania sporządzonego w postaci elektronicznej i opatrzonego podpisami elektronicznymi lub podpisami w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym nastąpi nie później niż do dnia 19.02.2024 r.za 2023 rok i do dnia 17.02.2025 r. za 2024 rok.
6. Z każdego przeprowadzonego badania Sprawozdania finansowego Wykonawca sporządzi sprawozdanie z badania. 

7.Wykonawca oświadcza , że  jest firmą audytorską  w rozumieniu ustawy  o biegłych rewidentach  wpisaną na listę firm  audytorskich  prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego.

8.Wykonawca oświadcza, że   spełnia przewidziane przepisami  powszechnie obowiązującymi wymagania  w przedmiocie bezstronności  i niezależności.

9.Wybór Wykonawcy  jako firmy audytorskiej/osoby fizycznej  uprawnionej do przeprowadzenia badania  Sprawozdania finansowego  nastąpi na podstawie Uchwały  Zarządu Województwa Wielkopolskiego. Podjętej zgodnie z wymogami ustawy  o rachunkowości.  

10.W uzupełnieniu Zamawiający podaje poniżej następujące dane:

1. a) Suma bilansowa za 2022 r.: 25 825 123,50 zł
2. b) Przychody netto ze sprzedaży za 2022 r.: 5 241 171,35 zł
3. c) Liczba zatrudnionych za 2022 r.: 33 osoby (31,83 etatu).

Zamawiający informuję, wyraża zgodę na kontakt z poprzednią firmą audytorską KPW Audytor Sp. z o.o., ul. Tymienieckiego 25c/410, 90-350 Łódź, biuro@kpw.pl i kluczowym biegłym rewidentem Wandą Sobór nr rej. KRBR5351 badającym sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy zakończony 31.12.2022 roku, w celu uzyskania odpowiedzi, czy nie występują powody uniemożliwiające podjęcie się przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego w naszej jednostce.

Jednocześnie upoważniam poprzednią firmę audytorską badającą sprawozdanie finansowe za 2022 rok  do udzielenia Państwu wymaganych odpowiedzi.

 

1. Kryterium wyboru oferty – najniższa cena
2. Warunki udziału w postępowaniu

1) Zamawiający wymaga posiadania doświadczenia  ( wykazu  badanych podmiotów  w ciągu ostatnich trzech lat;

2) Wykonawca winien posiadać  ubezpieczenie   od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania czynności rewizji finansowej oraz z tytułu świadczenia usług lub prowadzenia działalności, o których mowa w art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym – ( Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 7 listopada 2017 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej firmy audytorskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2074);

1. Sposób obliczania ceny
2. Cena oferty ma być wyliczona przez wypełnienie formularza oferty , zgodnie  z  Załącznikiem Nr 1  do Zaproszenia.
3. Obliczona przez Wykonawcę cena oferty powinna zawierać wszelkie opłaty, koszty bezpośrednie i pośrednie, jakie Wykonawca uważa za niezbędne do poniesienia dla terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca powinien uwzględnić w cenie wszystkie posiadane informacje o przedmiocie zamówienia, a szczególnie informacje, wymagania i warunki podane w „zaproszeniu do złożenia oferty”.
4. Cena oferty ma zostać podana wg wzoru:

      Cena (netto)+ podatek VAT = cena (brutto)

4. Cena oferty powinna być podana cyfrowo i słownie w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Miejsce i termin składania ofert

Oferty należy składać na  adres Centrum Kultury i Sztuki w Koninie, 62-510 Konin - ul. Okólna 47A  (pokój nr 22) nie później niż do dnia 25.09.2023r. godzina 10:00.

Wszystkie oferty złożone po terminie składania ofert zostaną niezwłocznie zwrócone Wykonawcom.

 

VII . Opakowanie i oznakowanie ofert

Zamawiający dopuszcza składanie ofert:

w formie pisemnej (tradycyjnej) w zamkniętej kopercie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, z oznaczeniem wykonawcy, opisanej:   Centrum Kultury i Sztuki w Koninie, 62-510 Konin - ul. Okólna 47A

Oferta na: Wykonanie przez podmiot uprawniony badania sprawozdania finansowego za 2023 r oraz 2024 r

 

Nie otwierać przed  25.09.2023 r. 

Oferty składane w formie pisemnej (tradycyjnej)  należy składać  w Centrum Kultury i Sztuki w Koninie, 62-510 Konin - ul. Okólna 47A (pokój nr 22) stosując się do uwagi określającej sposób składania.       

Oferty składane  za pośrednictwem poczty elektronicznej, z uwzględnieniem zasady nienaruszalności ofert do terminu ich otwarcia (np. poprzez zalecenie wykonawcom szyfrowania takich ofert). Adres e-mail, na który oferty należy przesyłać  m.wojciechowska@ckis.konin.pl

 

VIII Termin otwarcia ofert .

1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 25.09.2023 r. o godz. 10:15 w pokoju nr 22 Centrum Kultury i Sztuki w Koninie ul. Okólna 47A
2. Otwarcie ofert jest jawne.
3. Zamawiający informuje, że oferty składane w postępowaniu są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, o ile składający ofertę zastrzeże w terminie składania ofert, że nie mogą być one udostępniane.
4. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa, zgodnie z definicją określoną w art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) rozumie się informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzenia nimi podjął przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich poufności. Informacje zastrzeżone wbrew ww. przepisowi (np. ceny czy dane podmiotu dostępne w CEiDG lub KRS) podlegają ujawnieniu na zasadach ogólnych, mimo ich zastrzeżenia przez Wykonawcę.
5. Informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa należy złożyć w oddzielnej kopercie, z oznakowaniem „tajemnica przedsiębiorstwa” i umieścić ją wewnątrz kopert zawierającej ofertę.

 

1. Wybór oferty najkorzystniejszej

Wyboru najkorzystniejszej oferty dokona Organizator – Samorząd Województwa Wielkopolskiego.

 

1. Pozostałe w postępowaniu wymagania:

Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Podpis na ofercie musi być zgodny z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy załączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być przedłożone w oryginale, bądź notarialnie poświadczonej kopii.

1. Wymagane dokumenty składające się na ofertę:
2. Formularz oferty (załącznik nr 1)
3. Oświadczenie biegłego o posiadanym doświadczeniu – wykaz badanych podmiotów w ciągu ostatnich 3 lat – załącznik nr 2,
4. Oświadczenie o spełnianiu przez podmiot i biegłego rewidenta, warunków do wyrażenia bezstronnej i niezależnej  opinii lub raportu  w rozumieniu art.69 ust.1 i ust.5 ustawy  z dnia 11 maja 2017 roku  o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, dotyczące instytucji, której dotyczy oferta – oświadczenie zawarte w formularzu oferty (załącznik nr 1),
5. Odpis aktualny z KRS albo odpis z CEIDG ( sporządzony co najwyżej 60 dni przed dniem złożenia oferty)
6. Kopia polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności w zakresie prowadzonej działalności,
7. Dokument potwierdzający 90-dniowego  terminu związania ofertą (oświadczenie o potwierdzeniu zawarte jest w formularzu oferty)  (załącznik nr 1)
8. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:

Małgorzata Wojciechowska  - tel. (63)  243 63 50, e-mail   m.wojciechowska@ckis.konin.pl

Joanna Tarczewska  -  tel. (63) 243 63 50, e-mail j.tarczewska@ckis.konin.pl

 

1. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów
2. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem Zamawiającego. W postępowaniu zaleca się komunikację między Zamawiającym a Wykonawcą, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń,  przy użyciu środków komunikacji elektronicznej:

1) przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344) – poczta elektroniczna,

2) za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U.2023.1640 ),

3) za pośrednictwem posłańca, lub

4) osobiście.

2. Oferty składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2020 poz. 344), każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
4. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu bądź adres e-mailowy podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma.

 

1. INNE POSTANOWIENIA
2. Do zamówienia nie stosuje się ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.
3. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących złożonych ofert, pytać o rażąco niską cenę. Brak wyjaśnień skutkuje odrzuceniem oferty.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość unieważnienia postępowania w przypadkach gdy:
5. a) nie złożono żadnego oferty;
6. b) wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu;
7. c) cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty;
8. d) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
9. e) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego;

4.Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Podpis na ofercie musi być zgodny z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy załączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być przedłożone w oryginale, bądź notarialnie poświadczonej kopii.

 

1. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO przekazywana wykonawcom w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych wzwiązku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane w dalszej części SWZ – RODO), Zamawiający informuje osoby fizyczne, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskuje w związku z ich udziałem w niniejszym postępowaniu, że:
   • administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Kultury i Sztuki, ul. Okólna 47a, 62-510 Konin, reprezentowane przez Dyrektora Justynę Kałużyńską - Markocką tel. /63/ 243 63 50, faks /63/ 243 63 51, e-mail: ckis@ckis.konin.pl.
   • inspektorem ochrony danych osobowych w Centrum Kultury i Sztuki jest Pan Andrzej Andrzejewski, kontakt:  iod@ckis.konin.pl.
   • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit.c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na: Wykonanie przez podmiot uprawniony badania sprawozdania finansowego za 2023 r oraz 2024 r.o numerze GK.392-2-3/23 prowadzonym w trybie rozeznania rynku,
   • odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o Zarządzenia Nr 26/2022  Dyrektora CKiS z dnia 19.12.2022r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych  o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto,
   • Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z kategorią archiwalną ( B-5) przyjętą w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy,
   • obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach określonych Zarządzeniem Nr 26/2022  Dyrektora CKiS z dnia 19.12.2022r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych  o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy,
   • w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO,
   • posiada Pani/Pan:
     • na podstawie art. 15 RODO - prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
     • na podstawie art. 16 RODO - prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych^*,
     • na podstawie art. 18 RODO - prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **,
     • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
   • nie przysługuje Pani/Panu:
     • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO - prawo do usunięcia danych osobowych,
     • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
     • na podstawie art. 21 RODO - prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

^{_______________________________________________________________________________________________________________________}

^* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.

^** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.  W przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego tego prawa, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

2. W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
3. Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie wyłączenie, o którym mowa w art. 13 ust. 4 RODO.
4. Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
5. W toku postępowania udostępnia się wszystkie dane osobowe, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.
6. Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, do upływu terminu na ich wniesienie.

Oczekujemy złożenia  Państwa oferty.

Załączniki:

Załącznik nr 1 -  Formularz oferty 

Załącznik nr 2  - wykaz usług……)                                                                                   

 

 

 

 

  Zatwierdził:

                                                               Dyrektor Centrum Kultury i Sztuki w Koninie

Załączniki:

• Zaproszenie (pdf, 4,9 MB)
• załącznik nr 1 (doc, 61 KB) - Formularz Oferty
• załącznik nr 2 (doc, 41 KB)- Wykaz badanych podmiotów w ciągu ostatnich 3 lat
• CKiS Sprawozdanie finansowe 2022
• Informacja dodatkowa do bilansu 2022 z załącznikami
• KPW Audytor -spraw. z badania CKiS
• Wyjaśnienie treści zaproszenia