Nr sprawy:  GK.392-3-2/21                                                                             Konin dnia 16.09.2021r.

 

Wykonawcy biorący udział w postępowaniu

 

Zamawiający informuje, że wpłynął wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia  do złożenia oferty na „Wykonanie przez podmiot uprawniony  badania sprawozdania finansowego za 2021 r oraz 2022r”, na który Zamawiający udziela następującej odpowiedzi.

Pytanie 1

W odpowiedzi na zamieszczone przez Państwa Zapytanie ofertowe dotyczące Badania sprawozdania finansowego za lata 2021 i 2022, zwracamy się z uprzejmą prośbą  o uzupełnienie załącznika celem przygotowania oferty.

Odpowiedź

Przekazujemy  uzupełnioną kartę informacyjną stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego.

Z poważaniem       

Dyrektor           
Centrum Kultury i Sztuki
w Koninie          

Justyna Kałużyńska  

---

Nr sprawy: GK.392-3-2/21                                                                  Konin, dn. 07.09.2021 r.

Zmiana/Wyjaśnienie

treści zaproszenia do złożenia oferty na: Wykonanie przez podmiot uprawniony badania sprawozdania finansowego za 2021 r. oraz 2022 r.

Zamawiający informuje, że wpłynęły wnioski o wyjaśnienie treści zaproszenia do złożenia oferty, na które Zamawiający udziela następującej odpowiedzi.

Pytanie 1:

W nawiązaniu do ogłoszenia na stronie ckis dotyczącego badania sprawozdania finansowego

prosiłabym o wyjaśnienie, dlaczego Biegły rewident ma odpowiadać i oświadczać  za termin podpisania sprawozdania finansowego Instytucji kultury, skoro SF podpisuje dyrektor i Główny Księgowy.

 

Odpowiedź:

1. Zamawiający dokonuje zmiany treści zaproszenia pkt II ppkt 3 otrzymuje następujące brzmienie:

Termin sporządzenia: sprawozdania z badania rocznego sprawozdania finansowego zostanie sporządzone i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym odpowiednio:do 31.03.2022r. i 31.03.2023r. i przesłane na adres e-mail do instytucji kultury badanej (CKiS w Koninie) ul. Okólna 47A oraz na adres grazyna.brzezinska@umww.pl – zastępca dyrektora Departamentu Kultury Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego.

2. Treść zawarta w formularzu oferty pkt 4 otrzymuje następujące brzmienie:

 

OŚWIADCZAMY, że: Sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego zostanie sporządzone i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym odpowiednio: do 31.03.2022 r. i 31.03.2023 r. i przesłane na adres e-mail wskazany w zaproszeniu.

 

Pytanie 2

 

Jesteśmy zainteresowani złożeniem oferty na badanie sprawozdania finansowego. Czy byłaby możliwość przesłania poniższych danych, które są niezbędne do przygotowania oferty:

- suma bilansowa;

- kapitał własny

- kwota przychodów ze sprzedaży;

- kwota kosztów operacyjnych;

- wynik finansowy;

- zatrudnienie;

- kto badał sprawozdanie za ostatni rok?

 

 

Odpowiedź:

Zamawiający podaje informacje o których mowa w pytaniu

- suma bilansowa: za 2020: 29 539 057,98

- kapitał własny: 2 124 207,15

- kwota przychodów ze sprzedaży: przychody netto ze sprzedaży za rok 2020:  3 834 344,06

- kwota kosztów operacyjnych: koszty działalności operacyjnej 4 006 683,19, pozostałe koszty operacyjne 1 433,00

- wynik finansowy: 234 149,24

- zatrudnienie: 33

• kto badał sprawozdanie za ostatni rok: „AKCEPT” Biuro Biegłych Rewidentów Sp. z o.o., 62-510 Konin, ul. Spółdzielców 3.

 

---

 

Nr sprawy: GK.392-3-2/21                                                     Konin, dnia 06.09.2021 r.

 

 

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY  

na Wykonanie przez podmiot uprawniony  badania sprawozdania finansowego za 2021 r oraz 2022 r

Centrum Kultury i Sztuki w Koninie ul. Okólna 47a działając na podstawie   art. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2021 poz. 1129  ze zm.), Zarządzenia Nr 18/2020 Dyrektora CKiS z dnia  18 grudnia  2020 r.  w sprawie regulaminu  udzielania   zamówień   publicznych,   o   wartości   poniżej kwoty 130.000 zł netto oraz ustawy z dnia 29 września  1994 o rachunkowości  z a p r a s z a  d o  z ł o ż e n i a  o f e r t y   w  terminie do 20.09.2021r. godzina 10:00 na wykonanie przedmiotowego zamówienia.

 

I. Tryb postępowania/ Formalne podstawy przeprowadzenia badania sprawozdania

1.Postępowanie prowadzone jest  w trybie „rozeznania rynku ” w formie otwartego zapytania na zasadach i w trybie określonych w w/w Regulaminie oraz wytycznych Departamentu Kultury Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu (pismo Nr DK-III-1.0742.6.2021, DK-III-1.KW – 00061/21). 

2.Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców w postępowaniu zastosowanie mają” :

• ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2021 poz.217 ze zm.)
• ustawa o biegłych rewidentach , firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym 

(tj Dz.U. z 2020 poz. 1415),

• Krajowymi Standardami Badania
• Zasadami etyki zawodowej biegłych rewidentów
• ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz.U.2020 poz. 1740)

 

3.Formularz oferty wraz z pozostałymi załącznikami musi zostać wypełniony przez Wykonawcę ściśle wg postanowień niniejszego zaproszenia bez dokonywania w nich zmian przez Wykonawcę.

 II. Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie przez podmiot uprawniony do badania sprawozdania finansowego za 2021 r oraz 2022 r. - zwany  dalej wykonawcą
2. Sprawozdanie odbywać się będzie w siedzibie zamawiającego – Centrum Kultury i Sztuki  Konin ul. Okólna 47A w godzinach pracy zamawiającego.
3. Termin sporządzenia: sprawozdanie finansowe zostanie sporządzone i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym odpowiednio:do 31.03.2022r. i 31.03.2023r. i przesłane na adres e-mail do instytucji kultury badanej (CKiS w Koninie) ul. Okłona 47A oraz na adres brzezinska@umww.pl – zastępca dyrektora Departamentu Kultury Urzędu Marsza łkowskiego Województwa Wielkopolskiego.
4. Udział biegłego rewidenta w posiedzeniu Zarządu Wojewódzkiego Wielkopolskiego  na którym procedowana będzie uchwała  dotycząca zatwierdzenia sprawozdania finansowego celem złożenia stosownych wyjaśnień i informacji – w razie zaistnienia takiej konieczności.
5. Przesłanie Wykonawcy sprawozdania finansowego do badania  sporządzonego w postaci elektronicznej  i opatrzonego podpisami elektronicznymi lub podpisami w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym nastąpi nie później niż do dnia 14.02.2022 r.za 2021 rok i do dnia 13.02.2023 r. za 2022 rok.
6. Z każdego przeprowadzonego badania Sprawozdania finansowego wykonawca sporządzi

 Sprawozdanie z badania rocznego sprwozdania finansowego.  

7.Wykonawca oświadcza , że  jest firmą audytorską  w rozumieniu ustawy  o biegłych rewidentach  wpisaną na listę firm  audytorskich  prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego.

8.Wykonawca oświadcza, że   spełnia przewidziane przepisami  powszechnie obowiązującymi wymagania  w przedmiocie bezstronności  i niezależności.

9.Wybór Wykonawcy  jako firmy audytorskiej/osoby fizycznej  uprawnionej do przeprowadzenia badania  Sprawozdania finansowego  nastąpi na podstawie Uchwały  Zarządu Województwa Wielkopolskiego. Podjętej zgodnie z wymogami ustawy  o rachunkowości.   

 

III. Kryterium wyboru oferty – najniższa cena

IV. Sposób obliczania ceny

1. Cena oferty ma być wyliczona przez wypełnienie formularza oferty , zgodnie  z  Załącznikiem Nr 1  do Zaproszenia.
2. Obliczona przez Wykonawcę cena oferty powinna zawierać wszelkie opłaty, koszty bezpośrednie i pośrednie, jakie Wykonawca uważa za niezbędne do poniesienia dla terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca powinien uwzględnić w cenie wszystkie posiadane informacje o przedmiocie zamówienia, a szczególnie informacje, wymagania i warunki podane w „zaproszeniu do złożenia oferty”.
3. Cena oferty ma zostać podana wg wzoru:

      Cena (netto)+ podatek VAT = cena (brutto)

4. Cena oferty powinna być podana cyfrowo i słownie w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

V. Miejsce i termin składania ofert

Oferty należy składać na adres Centrum Kultury i Sztuki w Koninie – Dom Kultury Oskard, 62-510 Konin, al. 1 Maja 7A  (sekretariat) nie później niż do dnia 20.09.2021r. godzina 10:00.

Wszystkie oferty złożone po terminie składania ofert zostaną niezwłocznie zwrócone Wykonawcom.

 

VI. Opakowanie i oznakowanie ofert

Zamawiający dopuszcza składanie ofert:

w formie pisemnej (tradycyjnej) w zamkniętej kopercie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, z oznaczeniem wykonawcy, opisanej: 

Centrum Kultury i Sztuki w Koninie – Dom Kultury Oskard, 62-510 Konin, al. 1 Maja 7A 

Oferta na: „Wykonanie przez podmiot uprawniony  badania sprawozdania finansowego za 2021 r oraz 2022 r.

 

Nie otwierać przed  20.09.2021r. 

Oferty składane w formie pisemnej (tradycyjnej)  należy składać  w sekretariacie  Centrum Kultury i Sztuki w Koninie  - Dom Kultury  Oskard, Al. 1-Maja 7A  – stosując się do uwagi określającej sposób składania.

Oferty składane  za pośrednictwem poczty elektronicznej, z uwzględnieniem zasady nienaruszalności ofert do terminu ich otwarcia (np. poprzez zalecenie wykonawcom szyfrowania takich ofert). Adres e-mail, na który oferty należy przesyłać   m.radziemska@ckis.konin.pl

 

VII. Wybór oferty najkorzystniejszej

Wyboru najkorzystniejszej oferty dokona Organizator – Samorząd Województwa Wielkopolskiego.

VIII. Pozostałe w postępowaniu wymagania:

Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Podpis na ofercie musi być zgodny z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy załączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być przedłożone w oryginale, bądź notarialnie poświadczonej kopii.

IX. Wymagane dokumenty składające się na ofertę:

1. Formularz oferty (załącznik nr 1)
2. Oświadczenie biegłego o posiadanym doświadczeniu – wykaz badanych podmiotów w ciągu ostatnich 4 lat , w tym przynajmniej 3 instytucji kultury – załącznik nr 2,
3. Oświadczenie o spełnianiu przez podmiot i biegłego rewidenta, warunków do wyrażenia bezstronnej i niezależnej  opinii lub raportu  w rozumieniu art.69 ust.1 i ust.5 ustawy  z dnia 11 maja 2017 roku  o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, dotyczące instytucji, której dotyczy oferta – oświadczenie zawarte w formularzu oferty (załącznik nr 1),
4. Odpis aktualny z KRS-u  albo odpis  CEIDG –u (sporządzony co najwyżej 60 dni przed dniem  złożenia oferty),
5. Kopia polisy ubezpieczenia od odpowiedzialności w zakresie prowadzonej działalności,
6. Potwierdzenie 90-dniowego terminu związania ofertą (oświadczenie o potwierdzeniu zawarte jest w formularzu oferty) -  zawarte w formularzu oferty (załącznik nr 1).

 

X. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:

Małgorzata Wojciechowska  - tel. (63)  243 63 50, e-mail   m.wojciechowska@ckis.konin.pl

Małgorzata Radziemska  -  tel. (63) 243 63 50, e-mail m.radziemska@ckis.konin.pl

 

XI. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów

1.Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem Zamawiającego. Ze względu na ogłoszony w Polsce stan epidemii, zaleca się korzystanie w kontakcie z Zamawiającym z komunikacji elektronicznej.

1) przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344) – poczta elektroniczna,

2)  za pośrednictwem posłańca, lub

4) osobiście.

2. Oferty składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. U. 2020 poz. 344), każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
4. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na adres e-mailowy podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma.

 

XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO przekazywana wykonawcom w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych wzwiązku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane w dalszej części zaproszenia – RODO), Zamawiający informuje osoby fizyczne, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskuje w związku z ich udziałem w niniejszym postępowaniu, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Kultury i Sztuki, ul. Okólna 47a, 62-510 Konin, reprezentowane przez Dyrektora Justynę Kałużyńską - Markocką tel. /63/ 243 63 50, faks /63/ 243 63 51, e-mail: ckis@ckonin.pl
• administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym może się Pani /Pan skontaktować w sprawach związanych z Ochroną danych osobowych w następujący sposób:

- pod adresem poczty elektronicznej:  iod@ckis.konin.pl.

- pisemnie na adres siedziby administratora

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na Wykonanie przez podmiot uprawniony badania sprawozdania finansowego za 2021 r. oraz 2022 r.  o numerze 392-3-2/21 prowadzonym w trybie rozeznania rynku, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowania procedur udzialnia zamówień publicznych spoczywających na zamawiącym,

• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie   dokumentacja   postępowania   w   oparciu o Zarządzenie nr 18/2020 Dyrektora CKiS z dnia 18 grudnia 2020 w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130 000,00 netto.
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z kategorią archiwalną ( B-5) przyjętą w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym Zarządzeniem Nr 18/2020 Dyrektora CKiS z dnia  18 grudnia  2020 r.  w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:

-  na podstawie art. 15 RODO - prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,

-  na podstawie art. 16 RODO - prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych^*,

-  na podstawie art. 18 RODO - prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **,

-  prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,

• nie przysługuje Pani/Panu:

-  w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO - prawo do usunięcia danych osobowych,

-  prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

-  na podstawie art. 21 RODO - prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

^* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.

^** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.  W przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego tego prawa, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

2. W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
3. Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie wyłączenie, o którym mowa w art. 13 ust. 4 RODO.
4. Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
5. W toku postępowania udostępnia się wszystkie dane osobowe, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.
6. Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, do upływu terminu na ich wniesienie.

 

XIII. Informacja dotycząca składania ofert

 

UWAGA ! W związku z wprowadzeniem stanu epidemii na obszarze całego kraju, Centrum Kultury i Sztuki  w Koninie wprowadziło na terenie swej siedziby szczególne zasady bezpieczeństwa i higieny, w tym wyłączenie bezpośredniej obsługi interesantów. Zasady te dotyczą również Wykonawców biorących udział w postępowaniach przetargowych. Zastosowanie wszystkich zaleceń służb sanitarnych i medycznych ma pozwolić na zminimalizowanie ryzyka transmisji koronawirusa, z jednoczesnym zachowaniem zasad określonych w przywołanym w cz. I Regulaminie. W związku z powyższym Zamawiający:

 

ZALECA się składanie ofert w formie tradycyjnej - w takim  wypadku zdezynfekowane oferty  składane  będą w sekretariacie  CKiS. Jeżeli nie mają Państwo takiej możliwości, to przed złożeniem osobiście oferty należy poinformować telefonicznie pod nr tel. /63/ 242 38 49 godz. od 8:00 do 15:00 o tej czynności, ustalając z pracownikiem konkretną datę i godzinę, o której przybędą Państwo złożyć ofertę. Zamawiający odbierze taką ofertę zgodnie z umówioną wizytą, zachowując odpowiednie środki bezpieczeństwa – w takim wypadku zdezynfekowane  oferty   składane   będą  na    holu  CKiS  - Dom Kultury Oskard, al. 1 Maja 7A.

 

Oczekujemy złożenia  Państwa oferty.

 

Załączniki:

Załącznik nr 1 –  formularz oferty

Załącznik nr 2 –  wykaz usług……)

 

 

 

Zatwierdził:

Dyrektor Centrum Kultury i Sztuki w Koninie

Załączniki:

• Załącznik nr 1 - formularz oferty (87,5 KB, DOC)
• Załącznik nr 2 Doświadczenie Wykaz usług (41 KB, DOC)
• Zaproszenie (2,83 MB, PDF)
• Zmiana/Wyjaśnienie (530 KB, PDF)
• Wyjaśnienie z 16.09.2021
• Załacznik do wyjaśnienia z 16.09.2021 r.