Poprzednia wersja strony: Świadczenie usług pocztowych dla Centrum Kultury i Sztuki w Koninie, ul. Okólna 47A

Witamy na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Centrum Kultury i Sztuki w Koninie.

Informacje

Wytworzenie informacji:	Małgorzata Wojciechowska
Publikacja:	Katarzyna Szumigalska
Data utworzenia:	2021-11-30 08:50:37
Data najnowszej wersji:	2021-12-06 13:34:02 (przejdź do aktualnej wersji)

Nr sprawy : DA.392-2-14/21

Konin dnia 29.11.2021r.

Wykonawcy biorący udział w postępowaniu

ZMIANA /WYJAŚNIENIE

TREŚCI ZAPROSZENIA DO ZŁOŻENIA OFERTY NA: ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH DLA

CENTRUM KULTURY I SZTUKI W KONINIE UL. OKÓLNA 47A

Zamawiający informuje, że wpłynął wniosek o wyjaśnienie treści zaproszenia do złożenia oferty, na który Zamawiający udziela następującej odpowiedzi.

Pytanie 1

Zamawiający w formularzu asortymentowo-cenowym kol. 6 określił wartość w PLN jako iloraz kol. 4 x kol. 5. Określenie wartości stanowi iloczyn ilości przesyłek i ceny jednostkowej. W związku z powyższym Wykonawca wnioskuje o zmianę w/w zapisu.

Odpowiedź

Zamawiający dokonuje zmiany w formularzu asortymentowo-cenowym kol. 6 o treści zgodnej z treścią zawartą w pytaniu.

Dodatkowo Zamawiający dokonuje zmiany treści formularza asortymentowo-cenowego w poz.nr 1 ( kolumna nr 4 ) - Przesyłki zwykłe ekonomiczne Format S do 500 g

- jest średnia ilość przesyłek w okresie obowiązywania umowy 8 000

- powinno być średnia ilość przesyłek w okresie obowiązywania umowy 10 000

Pytanie 2

W formularzu asortymentowo-cenowym poz. 3 i 5, Zamawiający określił przesyłki listowe nierejestrowane w obrocie zagranicznym w kategorii ekonomiczne. Wykonawca informuje, iż zgodnie z aktualnie obowiązującym cennikiem powszechnych usług pocztowych, przesyłki listowe nadawane w obrocie zagranicznym przyjmowane są tylko i wyłącznie w kategorii priorytetowe. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający wyraża zgodę na wycenę w/w przesyłek w kategorii priorytetowa?

Odpowiedź

Zamawiający wyraża zgodę na wycenę przesyłki w kategorii priorytetowe.

Pytanie 3

W formularzu asortymentowo-cenowym Zamawiający określił formaty dla przesyłek listowych w obrocie krajowym jako S, M, L. Informuje, że formaty przesyłek listowych realizowanych przez Wykonawcę określone są następująco:

Wymiary dla przesyłek listowych w obrocie krajowym:

- FORMAT S to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm

MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm - FORMAT M to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm

MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm

-FORMAT L to przesyłki o wymiarach:

MINIMUM: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm

MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm

Czy Zamawiający akceptuje powyższe wymiary przesyłek listowych?

Odpowiedź

Zamawiający akceptuje powyższe wymiary przesyłek listowych

Pytanie nr 4

W formularzu asortymentowo-cenowym Zamawiający określił formaty dla paczek pocztowych w obrocie krajowym jako A i B. Informuje, że formaty paczek pocztowych realizowanych przez Wykonawcę określone są następująco:

Wymiary dla paczek pocztowych w obrocie krajowym:

GABARYT A to paczki o wymiarach:

MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,

MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm.

GABARYT B to paczki o wymiarach:

MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm,

MAKSIMUM - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.

Czy Zamawiający akceptuje powyższe wymiary paczek pocztowych?

Odpowiedź

Zamawiający akceptuje powyższe wymiary przesyłek listowych

Pytanie nr 5

Czy Zamawiający dopuszcza zmianę cen jednostkowych w przypadku zmiany cennika usług powszechnych w trybie przewidzianym w Ustawie Prawo Pocztowe i zatwierdzonym przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej?

Odpowiedź

Zamawiający dopuszcza zmiany cen jednostkowych zgodnie z zapisami projektu umowy.

Pytanie nr 6

Czy w odniesieniu do przesyłek kurierskich w obrocie krajowym Zamawiający akceptuje zapisy regulaminu świadczenia usługi dostępne na stronie: https://www.pocztex.pl/do-pobrania/

Odpowiedź

Zamawiający akceptuje zapisy w/w regulaminów, o ile nie są sprzeczne z warunkami określonymi w Zaproszeniu. W innym przypadku, pierwszeństwo mieć będą postanowienia dokumentów zamówienia, w szczególności Zaproszenie i projekt umowy.

Pytanie nr 7

Z uwagi na korzystanie przez Zamawiającego z procedur zarezerwowanych dla Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu postępowania cywilnego, Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy w odniesieniu do przesyłek nadawanych na tzw. zasadach specjalnych, Zamawiający będzie korzystał ze wzorów druków zwrotnego.

Odpowiedź

Zamawiający nie zawarł w dokumentach postępowania korzystanie z procedur zarezerwowanych dla Kodeksu postępowania administracyjnego, Kodeksu postępowania cywilnego.

Pytanie nr 8

W § 4 projektu umowy - Wynagrodzenie/warunki płatności – Zamawiający nie określił terminu płatności faktur. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający akceptuje termin płatności faktur określony jako: 14 dni kalendarzowych od daty jej wystawienia?

Odpowiedź

Zamawiający akceptuje termin płatności faktur określony jako: 14 dni kalendarzowych od daty jej wystawienia?

Pytanie nr 9

W § 4 pkt. 5 projektu umowy, Zamawiający wymaga od Wykonawcy aby rachunek, na który dokonywany będzie przelew wynagrodzenia dla Wykonawcy znajdował się na tzw. „białej liście”.

Wykonawca informuje, że w związku z udostępnieniem na stronach Ministerstwa Finansów wykazu podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, tzw. „białej listy podatników” oraz pytań kierowanych do Wykonawcy przez kontrahentów, którym świadczymy usługi umowne informujemy, iż wszystkie spersonalizowane numery rachunków bankowych nadane dla kontrahentów, służące do rozliczeń sprzedaży Wykonawcy, stanowią wirtualne rachunki ogólnego rachunku bankowego Wykonawcy. Ogólny rachunek bankowy jest rachunkiem zgłoszonym do Urzędu Skarbowego. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z zapytaniem czy Zamawiający uzna takie rozwiązanie jako spełnienie zobowiązań wynikających z § 4 pkt 5 projektu umowy?

Odpowiedź

Zamawiający uzna w/w wirtualne rachunki za spełnienie zobowiązań wynikających z § 4 ust. 5 projektu umowy.

Pytanie nr 10

W § 4 pkt. 8 projektu umowy, Zamawiający zawarł zapis: Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu na: Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy?

Odpowiedź

Zamawiający pozostawia zapis w § 4 pkt. 8 projektu umowy bez zmian.

W § 7 pkt 1 projektu umowy Zamawiający zawarł zapis:

Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia Zamawiającemu będzie przysługiwało odszkodowanie, w następujących przypadkach i wysokości:

a) za utratę przesyłki poleconej - w wysokości 30-krotności opłaty pobranej przez operatora wyznaczonego za traktowanie przesyłki pocztowej jako przesyłki poleconej;
b) za utratę paczki pocztowej - w wysokości 10-krotności opłaty pobranej za jej nadanie.

Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu na:

Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia Zamawiającemu będzie przysługiwało odszkodowanie, w następujących przypadkach i wysokości:

a) za utratę przesyłki poleconej - w wysokości żądanej przez Zamawiającego, jednak nie wyższe niż 50-krotność opłaty pobranej przez operatora wyznaczonego za traktowanie przesyłki pocztowej jako przesyłki poleconej;
b) za utratę paczki pocztowej - w wysokości żądanej przez Zamawiającego, jednak nie wyższej niż 10-krotność opłaty pobranej za jej nadanie.

Odpowiedź

Zamawiający modyfikuje zapisu w § 7 pkt 1. Treść zapisu otrzymuje brzmienie: „Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia Zamawiającemu będzie przysługiwało odszkodowanie, w następujących przypadkach i wysokości:

a) za utratę przesyłki poleconej - w wysokości żądanej przez Zamawiającego, jednak nie wyższe niż 50-krotność opłaty pobranej przez operatora wyznaczonego za traktowanie przesyłki pocztowej jako przesyłki poleconej;
b) za utratę paczki pocztowej - w wysokości żądanej przez Zamawiającego, jednak nie wyższej niż 10-krotność opłaty pobranej za jej nadanie.

Pytanie nr 12

W § 7 pkt 5 Zamawiający nakłada kary umowne z tytułu odstąpienia od umowy. Wykonawca zwraca się z prośbą o usunięcie powyższych zapisów, lub obniżenie wartości kary do 5% całkowitego wynagrodzenia umownego brutto, zaoferowanego w ofercie przez Wykonawcę.

Odpowiedź

Zamawiający dokonuje zmiany .Treść zapisu przyjmuje brzmienie:” Odstępujący od umowy zobowiązany jest zapłacić karę umowną w wysokości 5 % całkowitego wynagrodzenia umownego brutto, chyba że odstąpienie nastąpiło z przyczyn, za które odpowiada druga strona umowy.

Pytanie 13

W § 7 pkt 6, projektu umowy Zamawiający zawarł zapis:

Wskazany zapis uprawnia Zamawiającego do potrącenia w każdym czasie należności z tytułu kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia. W ocenie Wykonawcy ww. zapis stawia na nierównej pozycji Wykonawcę jako stronę umowy i daje Zamawiającemu nieograniczone prawo do potrącania z należnego Wykonawcy wynagrodzenia naliczonych przez siebie kar. Zapis w aktualnym brzmieniu uniemożliwia Wykonawcy ocenę zasadności naliczenia kary/odszkodowania przez Zamawiającego i wniesienie jakiegokolwiek zastrzeżenia w tym zakresie. Wykonawca wnosi o modyfikację w/w zapisu zgodnie z poniżej zaproponowaną treścią:

Zamawiającemu przysługuje prawo do potrącenia naliczonych kar umownych, z zastrzeżeniem art. 15r1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na podstawie noty obciążeniowej, na co Wykonawca wyraża nieodwołalną zgodę - o ile Zamawiający poinformował wcześniej w tym zakresie Wykonawcę i Wykonawca nie wniósł w tym zakresie sprzeciwu. Wykonawca ma 14 dni na wniesienie sprzeciwu , o którym mowa powyżej.

Odpowiedź

Zamawiający nie wyraża zgody na powyższą modyfikację zapisu.

Zamawiający informuje, iż powyższe wyjaśnienia i zmiany SWZ są jej integralną częścią oraz są wiążące przy składaniu ofert.

Z poważaniem

Dyrektor Centrum Kultury i Sztuki w Koninie

Justyna Kałużyńska- Markocka

Nr sprawy: DA.392-2-14/21 Konin, dnia 24.11.2021 r.

Zaproszenie do złożenia oferty
na: Świadczenie usług pocztowych dla Centrum Kultury i Sztuki w Koninie
ul. Okólna 47A

Centrum Kultury i Sztuki w Koninie ul. Okólna 47a działając na podstawie art. 2 ustawy z 11września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2021 poz.1129 ze zm.), oraz Zarządzenia Nr 18/2020 Dyrektora CKiS z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto ze środków CKiS zaprasza do złożenia oferty w terminie do 01.12.2021 r. godzina 11:00 na wykonanie przedmiotowego zamówienia.

I. Tryb postępowania

1.Postępowanie prowadzone jest w trybie „rozeznania rynku” w formie otwartego zapytania na zasadach i w trybie określonych w w/w Regulaminie.

2.Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców w postępowaniu zastosowanie mają postanowienia zawarte w niniejszym zaproszeniu a w sprawach nieuregulowanych przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz.U.2020 poz. 1740)

3.Formularz oferty wraz z pozostałymi załącznikami musi zostać wypełniony przez Wykonawcę ściśle wg postanowień niniejszego zaproszenia bez dokonywania w nich zmian przez Wykonawcę.

4. Przez Wykonawcę - Operatora Pocztowego rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (tj. Dz.U. 2020 poz. 1041)

II. Opis przedmiotu zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów, w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (tj. Dz.U. 2020 poz. 1041) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

2. Zakres usług pocztowych, które będą przedmiotem umowy opisuje Formularz asortymentowo- cenowy stanowiący Załącznik nr 1 do Zaproszenia.

3. Zakres przedmiotu umowy obejmuje również usługi nie mających charakteru powszechnego tj: przesyłki kurierskie.
Przez przesyłki kurierskie, o których mowa wyżej należy rozumieć – przesyłkę rejestrowaną, przyjmowaną, sortowaną, przemieszczaną i doręczaną w sposób łącznie zapewniający:
a) bezpośredni odbiór przesyłki pocztowej od nadawcy,
b) śledzenie przesyłki pocztowej od momentu nadania do doręczenia,
c) doręczenie przesyłki kurierskiej w gwarantowanym terminie określonym w regulaminie świadczenia usług pocztowych lub w umowach o świadczenie usług pocztowych
d) doręczenie przesyłki pocztowej bezpośrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do odbioru,
e) uzyskanie pokwitowania odbioru przesyłki pocztowej w formie pisemnej lub elektronicznej;
f) przesyłki mają być doręczane na terenie całego kraju.

Zamawiający wymaga stosowania wytycznych dla funkcjonowania usług kurierskich podczas trwania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii wywołanego zakażeniami wirusem SARS-CoV-2.

4. Usługa będzie realizowana na rzecz Centrum Kultury i Sztuki w Koninie ul. Okólna 47A
obejmujące następujące placówki:
- Centrum Kultury i Sztuki w Koninie, ul. Okólna 47A, 62-510 Konin,
- Galeria Sztuki CKIS – Wieża Ciśnień, ul. Kolejowa 1A, 62-510 Konin,
- Dom Kultury Oskard – w Koninie ul. Aleja 1- Maja 7A, 62-510 Konin

5. Liczba podanych przesyłek/usług każdego rodzaju są ilościami szacunkowymi, będą one ulegały zmianie (więcej lub mniej) w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i ilościowych w trakcie realizacji przedmiotu umowy.
6.Szczegółowe wymagania Zamawiającego dotyczące sposobu świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia zostały zawarte w projekcie umowy i formularzu asortymentowo- cenowym stanowiących załączniki nr 1 i 3 do zaproszenia.

III. Wymagane warunki

1.O udzielenia zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy którzy:
1.1. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania.
Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu.
1.2. Spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
a) Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.
b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności objętej niniejszym zamówieniem, tj. jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.
W przypadku składania oferty wspólnej, warunek określony w pkt 1.2. lit.b zostanie uznany przez Zamawiającego za spełniony, jeżeli co najmniej jeden
z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie posiada wskazane uprawnienia i wykona usługi, do realizacji których uprawnienia te są wymagane.
c) zdolności technicznej lub zawodowej.
Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.
d) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie precyzuje warunku w tym zakresie.
Zamawiający nie opisuje sposobu oceny spełniania warunków określonych w pkt. a), c i d). Ocena spełniania tych warunków zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia – nie spełnia, w oparciu o oświadczenie zawarte w formularzu oferty.

IV. Wymagania dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia:

1.Wykonawca musi dysponować minimum dwoma placówkami nadawczymi w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego, czynne co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.
2. Wykonawca musi zapewnić dostęp do elementów infrastruktury pocztowej zgodnie z art.66 ustawy Prawo pocztowe.
3. Placówka winna być oznakowana w sposób widoczny „szyldem” z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w obrębie witryny wskazującym na jednostkę Wykonawcy.

4. Placówki znajdujące się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, muszą posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy.

5. Placówka winna zapewniać dostępność osobom niepełnosprawnym na podstawie standardów tożsamych ze standardami określonymi dla operatora wyznaczonego, wskazanych w art. 62 pkt. 1 i 2 ustawy prawo pocztowe.

6. Wykonawca jest zobowiązany „udostępnić Zamawiającemu narzędzie pozwalające na „śledzenie” przesyłek rejestrowanych. Zamawiający musi mieć możliwość sprawdzenia statusu tych przesyłek, a w tym w szczególności dat ich doręczenia.

7. Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia – określa projekt umowy stanowiący załącznik nr 3 do zaproszenia.

V. Dokumenty wymagane od Wykonawców

1. Formularz oferty (załącznik nr 2)
2. Formularz asortymentowo- cenowy ( załącznik nr 1)
3. Wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu
Komunikacji Elektronicznej zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.
W przypadku składania oferty wspólnej, ww dokument składa Wykonawca, który go posiada i będzie wykonywał część zamówienia, do realizacji której uprawnienia te są wymagane.

VI. Termin wykonania przedmiotu zamówienia – od 01.01.2022r. do 31.12.2022r.

VII. Kryterium wyboru oferty– najniższa cena

VIII. Sposób obliczania ceny

1. Z wybranym Wykonawcą zostanie zawarta umowa za cenę obejmującą pełen zakres
zamówienia formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do Zaproszenia.
1.1. Podana przez Wykonawcę w ofercie cena musi zawierać wszystkie koszty związane z
realizacją zamówienia.
1.2. Cena oferty powinna być wyrażona cyfrowo w złotych polskich (zaokrąglona do
dwóch miejsc po przecinku) i wpisana do Formularza cenowego.
1.3. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu zamówienia
nie może być podstawą do żądania przez Wykonawcę zmiany wynagrodzenia, a
zatem musi on przewidzieć wszystkie okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę
zamówienia.
1.4. W przypadku, gdy Wykonawca poda cenę oferty z dokładnością większą niż do
drugiego miejsca po przecinku lub dokona ich nieprawidłowego zaokrąglenia, to ten sposób wyliczenia ceny zostanie uznany za oczywistą omyłkę rachunkową. Zamawiający dokona przeliczenia podanych w ofercie cen do dwóch miejsc po przecinku, stosując następującą zasadę: trzecia cyfra po przecinku od 5 w górę powoduje zaokrąglenie drugiej cyfry po przecinku w górę o 1. Jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza lub równa 5, to druga cyfra po przecinku nie ulega zmianie.

2. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w walucie PLN.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia rozliczeń w walutach obcych.
3. W przypadku złożenia oferty, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dla celów zastosowania kryterium ceny Zamawiający doliczy do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.
3.1. W ofercie, o której mowa powyżej, Wykonawca ma obowiązek:
3.1.1. poinformować Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego,
3.1.2. wskazać nazwę (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego,
3.1.3. wskazać wartość towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku,
3.1.4. wskazać stawkę podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

IX. Miejsce i termin składania ofert

1. Oferty należy składać na adres Centrum Kultury i Sztuki w Koninie, 62-510 Konin - ul. Okólna 47A (sekretariat) nie później niż do dnia 01.12.2021 r. godzina 11:00.
Oferta otrzymana po upływie terminu składania ofert zostanie zwrócona Wykonawcy bez otwierania i nie będzie podlegała procesowi oceny.

X. Opakowanie i oznakowanie ofert

Zamawiający dopuszcza składanie ofert:
w formie pisemnej (tradycyjnej) w zamkniętej kopercie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, z oznaczeniem wykonawcy, opisanej:
Centrum Kultury i Sztuki w Koninie ul. Okólna 47A

Oferta na: „Świadczenie usług pocztowych dla Centrum Kultury i Sztuki w Koninie
ul. Okólna 47A w roku 2022.
Nie otwierać przed 01.12.2021r.
Oferty składane pisemnej (tradycyjnej) należy składać w sekretariacie Centrum Kultury i Sztuki - Dom Kultury Oskard w Koninie, Al. 1-Maja 7A – stosując się do uwagi określającej sposób składania.
Oferty składane za pośrednictwem poczty elektronicznej, z uwzględnieniem zasady nienaruszalności ofert do terminu ich otwarcia (np. poprzez zalecenie wykonawcom szyfrowania takich ofert). Adres e-mail, na który oferty należy przesyłać m.wojciechowska@ckis.konin.pl

XI. Termin otwarcia ofert.

1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 01.12.2021 r. o godz. 11:15 w pokoju nr 22 Centrum Kultury i Sztuki w Koninie ul. Okólna 47A
2. Otwarcie ofert jest jawne.
3. Zamawiający informuje, że oferty składane w postępowaniu są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, o ile składający ofertę zastrzeże w terminie składania ofert, że nie mogą być one udostępniane.
4. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa, zgodnie z definicją określoną w art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. 2020 r. poz. 1913) rozumie się informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzenia nimi podjął przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich poufności. Informacje zastrzeżone wbrew ww. przepisowi (np. ceny czy dane podmiotu dostępne w CEiDG lub KRS) podlegają ujawnieniu na zasadach ogólnych, mimo ich zastrzeżenia przez Wykonawcę.
5. Informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa należy złożyć w oddzielnej kopercie, z oznakowaniem „tajemnica przedsiębiorstwa” i umieścić ją wewnątrz kopert zawierającej ofertę.

XII. Wybór oferty najkorzystniejszej

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę i adres Wykonawcy i uzasadnienie jej wyboru.

XIII. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:

W sprawach proceduralnych - Małgorzata Wojciechowska - tel. (63) 243 63 50, e-mail m.wojciechowska@ckis.konin.pl,
W sprawach merytorycznych – Aleksandra Kwiatkowska. - tel. (63) 242 38 49, e-mail ckis@ckis.konin.pl

XIV. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów.

1.Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem Zamawiającego. Ze względu na ogłoszony w Polsce stan epidemii, zaleca się korzystanie w kontakcie z Zamawiającym z komunikacji elektronicznej.
1) przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344) – poczta elektroniczna,
2) za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041),
3) za pośrednictwem posłańca, lub
4) osobiście.
2. Oferty składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej.
3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2020 poz. 344), każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
4. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu bądź adres e-mailowy podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma.

XV. INNE POSTANOWIENIA

1. Do zamówienia nie stosuje się ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.
2. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących złożonych ofert, pytać o rażąco niską cenę. Brak wyjaśnień skutkuje odrzuceniem oferty.
3. Zamawiający dopuszcza możliwość unieważnienia postępowania w przypadkach gdy:
a) nie złożono żadnego oferty;
b) wszystkie złożone oferty podlegały odrzuceniu;
c) cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty;
d) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
e) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego;
4.Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Podpis na ofercie musi być zgodny z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy załączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być przedłożone w oryginale, bądź notarialnie poświadczonej kopii.

XVI. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO przekazywana wykonawcom w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane w dalszej części zaproszenia – RODO), Zamawiający informuje osoby fizyczne, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskuje w związku z ich udziałem w niniejszym postępowaniu, że:

administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Kultury i Sztuki, ul. Okólna 47a, 62-510 Konin, reprezentowane przez Dyrektora Justynę Kałużyńską - Markocką tel. /63/ 243 63 50, faks /63/ 243 63 51, e-mail: ckis@ckis.konin.pl
administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym może się Pani /Pan skontaktować w sprawach związanych z Ochroną danych osobowych w następujący sposób:
- pod adresem poczty elektronicznej: iod@ckis.konin.pl.
- pisemnie na adres siedziby administratora
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Świadczenie usług pocztowych dla Centrum Kultury i Sztuki w Koninie”
ul. Okólna 47A w roku 2022 o numerze DA.392-2-14/21 prowadzonym w trybie rozeznania rynku, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowania procedur udzielenia zamówień publicznych spoczywających na zamawiającym,
odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o Zarządzenie nr 18/2020 Dyrektora CKiS z dnia 18 grudnia 2020 w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130 000,00 netto.
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z kategorią archiwalną ( B-5) przyjętą w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym Zarządzeniem Nr 18/2020 Dyrektora CKiS z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto
w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
posiada Pani/Pan:
- na podstawie art. 15 RODO - prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
- na podstawie art. 16 RODO - prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych*,
- na podstawie art. 18 RODO - prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO - prawo do usunięcia danych osobowych,
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
- na podstawie art. 21 RODO - prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego tego prawa, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.
2. W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
3. Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie wyłączenie, o którym mowa w art. 13 ust. 4 RODO.
4. Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
5. W toku postępowania udostępnia się wszystkie dane osobowe, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.
6. Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, do upływu terminu na ich wniesienie.

XVII Informacja dotycząca składania ofert

UWAGA ! W związku z wprowadzeniem stanu epidemii na obszarze całego kraju, Centrum Kultury i Sztuki w Koninie wprowadziło na terenie swej siedziby szczególne zasady bezpieczeństwa i higieny, w tym wyłączenie bezpośredniej obsługi interesantów. Zasady te dotyczą również Wykonawców biorących udział w postępowaniach przetargowych. Zastosowanie wszystkich zaleceń służb sanitarnych i medycznych ma pozwolić na zminimalizowanie ryzyka transmisji koronawirusa, z jednoczesnym zachowaniem zasad określonych w przywołanym w cz. I Regulaminie. W związku z powyższym Zamawiający:

ZALECA sposób składania ofert drogą pocztową - w takim wypadku zdezynfekowane oferty składane będą w sekretariacie CKiS. Jeżeli nie mają Państwo takiej możliwości, to przed złożeniem osobiście oferty należy poinformować telefonicznie pod nr tel. /63/ 242 38 49 godz. od 8:00 do 15:00 o tej czynności, ustalając z pracownikiem konkretną datę i godzinę, o której przybędą Państwo złożyć ofertę. Zamawiający odbierze taką ofertę zgodnie z umówioną wizytą, zachowując odpowiednie środki bezpieczeństwa – w takim wypadku zdezynfekowane oferty składane będą na holu CKiS - Dom Kultury Oskard, al. 1 Maja 7A.

Oczekujemy złożenia Państwa oferty.

Załączniki:
Załącznik nr 1 – formularz asortymentowo- cenowy
Załącznik nr 2 – formularz oferty
Załącznik nr 3 – projekt umowy

Zatwierdził:
Dyrektor Centrum Kultury i Sztuki w Koninie

Justyna Kałużyńska-Markocka