Nr sprawy: DA.392-2-12/21                                                         Konin, dnia 21.06.2021 r. 

Zaproszenie do złożenia oferty
na: ,,Wykonanie prac naprawczych  w obiekcie Centrum Kultury i Sztuki w Koninie - Dom Kultury Oskard przy al. 1 Maja 7A, 62-510 Konin” 

Centrum Kultury i Sztuki w Koninie ul. Okólna 47a działając na podstawie   art. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2019 z późn. zm.),   oraz Zarządzenia Nr 18/2020 Dyrektora CKiS z dnia  18 grudnia  2020 r.  w sprawie regulaminu  udzielania   zamówień   publicznych,   o   wartości   poniżej kwoty 130.000 zł netto zaprasza   do  złożenia  oferty   w  terminie do 28.06.2021r. godzina 10:00 na wykonanie przedmiotowego zamówienia. 

I. Tryb postępowania
1.Postępowanie prowadzone jest  w trybie „rozeznania rynku” w formie otwartego zapytania na zasadach i w trybie określonych w w/w Regulaminie. 
2.Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i Wykonawców w postępowaniu zastosowanie mają postanowienia zawarte w niniejszym zaproszeniu a w sprawach nieuregulowanych przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny  (Dz.U.2020 poz. 1740) 
3.Formularz oferty wraz z pozostałymi załącznikami musi zostać wypełniony przez Wykonawcę ściśle wg postanowień niniejszego zaproszenia bez dokonywania w nich zmian przez Wykonawcę.

II. Opis przedmiotu zamówienia
1.    Przedmiotem zamówienia jest wykonanie niezbędnych prac naprawczych w obiekcie Centrum Kultury i Sztuki w Koninie – Dom Kultury Oskard zlokalizowanym w Koninie przy al. 1 Maja 7A 
2.    Prace naprawcze polegają na  usunięciu wad zgłoszonych przez Zamawiającego przy końcowym odbiorze robót budowlanych – wykończeniowych od generalnego wykonawcy. 
3.    Zakres  prac – prace  naprawcze  przy  okładzinch   akustycznych  w   Sali  Kina  Konesera 
Szczegółowy opis wraz  ze wskazaniem niezbędnych procesów naprawczych mających  na celu usunięcie wad  - opisany jest w załączniku nr 1   do Zaproszenia.
4.    Prace  wykonywane będą w  obiekcie  czynnym, Wykonawca w związku z tym ma obowiązek wykonywania prac  w sposób   niezakłócający   pracy   oraz  bezpieczeństwa pracowników Zamawiającego i innych osób.
5.    Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, Zamawiający zaleca:  
−    wizję lokalną Wykonawcy po wcześniejszym uzgodnieniu jej z Zamawiającym. Wizja lokalna dokonywana jest na koszt własny Wykonawcy.
     Wykonawca w własnym zakresie, powinien zbadać warunki, w jakich zamówienie będzie wykonywane do oceny realnego zakresu prac oraz wyceny oferty. 
6. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania pomiarów we własnym zakresie na własny koszt. 
7.Warunki realizacji umowy określone zostały w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego zaproszenia. 

III. Wymagane warunki 
1.O udzielenia zamówienia publicznego mogą ubiegać się Wykonawcy którzy: 
1.1. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania. 
Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. 
1.2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
a)    zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
           Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
b)    uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów tj: 
           Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
c)    sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
           Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
d)    zdolności technicznej lub zawodowej:
           Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
Ocena spełniania tych warunków  zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia – nie spełnia, w oparciu o oświadczenie zawarte  w formularzu oferty.

IV. Termin wykonania przedmiotu zamówienia– od dnia podpisania umowy 1 miesiąc

V. Kryterium  wyboru oferty – najniższa  cena 

VI. Sposób obliczania ceny
1.    Cenę oferty należy podać  w formularzu  oferty stanowiącym załącznik nr 3 do Zaproszenia.  
2.    Podstawą do określenia wynagrodzenia jest zakres prac wynikający  z opisu przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do Zaproszenia). Przekazany przez Zamawiającego przedmiar robót (Załącznik nr 2 do Zaproszenia) należy traktować pomocniczo przy ustalaniu ceny oferty. 
3.    Obliczona przez Wykonawcę cena oferty powinna zawierać wszelkie opłaty, koszty bezpośrednie i pośrednie, jakie Wykonawca uważa za niezbędne do poniesienia dla terminowego i prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca powinien uwzględnić w cenie wszystkie posiadane informacje o przedmiocie zamówienia, a szczególnie informacje, wymagania i warunki podane w „zaproszeniu do złożenia oferty”.
4.    Cena oferty ma zostać podana wg wzoru: 
      Cena (netto)+ podatek VAT = cena (brutto)
5.    Cena oferty powinna być podana cyfrowo i słownie w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
6.    Do porównania ofert będzie brana pod uwagę całkowita cena  brutto zamówienia.
7.    W przypadku złożenia oferty, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dla celów zastosowania kryterium ceny Zamawiający doliczy do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.
8.    W ofercie, o której mowa powyżej, Wykonawca ma obowiązek:
8.1. poinformować Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego,
8.2. wskazać nazwę (rodzaju) towaru lub rodzaj pracy, których świadczenie będzie prowadziły do powstania obowiązku podatkowego,
8.3. wskazać wartość towaru lub prac objętych obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku,
8.4. wskazać stawkę podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

VII. Miejsce i termin składania ofert 
Oferty należy składać na adres Centrum Kultury i Sztuki w Koninie, 62-510 Konin – Dom Kultury Oskard al. 1 Maja 7A  (sekretariat) nie później niż do dnia 28.06.2021r. godzina 10:00.
Wszystkie oferty złożone po terminie składania ofert zostaną niezwłocznie zwrócone Wykonawcom. 

VIII. Opakowanie i oznakowanie ofert
Zamawiający dopuszcza składanie ofert:
w formie pisemnej (tradycyjnej) w zamkniętej kopercie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, z oznaczeniem wykonawcy, opisanej:  
Centrum Kultury i Sztuki  w Koninie  ul. Okólna 47A
Oferta na „Wykonanie prac naprawczych  w obiekcie Centrum Kultury i Sztuki w Koninie - Dom Kultury Oskard przy al. 1 Maja 7A, 62-510 Konin”
Nie otwierać przed 28.06.2021r.  
Oferty składane pisemnej (tradycyjnej)  należy składać  w sekretariacie  Centrum Kultury i Sztuki  - Dom Kultury  Oskard w Koninie, Al. 1-Maja 7A  – stosując się do uwagi określającej sposób składania.    
Oferty składane  za pośrednictwem poczty elektronicznej, z uwzględnieniem zasady nienaruszalności ofert do terminu ich otwarcia (np. poprzez zalecenie wykonawcom szyfrowania takich ofert). Adres e-mail, na który oferty należy przesyłać   m.wojciechowska@ckis.konin.pl

IX. Wybór oferty najkorzystniejszej 
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi  Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę i adres Wykonawcy i uzasadnienie jej wyboru.

X. Pozostałe w postępowaniu wymagania:
Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Podpis na ofercie musi być zgodny z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy załączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być przedłożone w oryginale, bądź notarialnie poświadczonej kopii.

XI.Wymagane dokumenty składające się na ofertę:
1. Formularz oferty (załącznik nr 3)

XII. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami: 
Małgorzata Wojciechowska  - tel. (63)  243 63 50, e-mail   m.wojciechowska@ckis.konin.pl
Joanna Szydłowska – tel 63 242 38 49, e-mail j.szydłowska@ckis.konin.pl

XIII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów
1.Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się zgodnie z wyborem Zamawiającego. Ze względu na ogłoszony w Polsce stan epidemii, zaleca się korzystanie w kontakcie z Zamawiającym z komunikacji elektronicznej. 
1) przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 344) – poczta elektroniczna, 
2) za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041), 
3) za pośrednictwem posłańca, lub 
4) osobiście.
2.    Oferty składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej. 
3.     Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje za pośrednictwem faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2020 poz. 344), każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
4.    W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, iż pismo wysłane przez Zamawiającego na numer faksu bądź adres e-mailowy podany przez Wykonawcę zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma.

XIV. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO przekazywana wykonawcom w celu związanym    z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
1.    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane w dalszej części zaproszenia – RODO), Zamawiający informuje osoby fizyczne, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskuje w związku z ich udziałem w niniejszym postępowaniu, że: 

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Kultury i Sztuki, ul. Okólna 47a, 62-510 Konin, reprezentowane przez Dyrektora Justynę Kałużyńską - Markocką tel. /63/ 243 63 50, faks /63/ 243 63 51, e-mail: ckis@ckis.konin.pl
• administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym może się Pani /Pan skontaktować w sprawach związanych z Ochroną danych osobowych w następujący sposób:
  - pod adresem poczty elektronicznej:  iod@ckis.konin.pl.
  - pisemnie na adres siedziby administratora 
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Wykonanie prac naprawczych  w obiekcie Centrum Kultury i Sztuki w Koninie - Dom Kultury Oskard przy al. 1 Maja 7A, 62-510 Konin” o numerze  DA.392-2-12/21 prowadzonym w trybie rozeznania rynku, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowania procedur udzialnia zamówień publicznych spoczywających na zamawiącym,
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie   dokumentacja   postępowania   w   oparciu o Zarządzenie nr 18/2020 Dyrektora CKiS z dnia 18 grudnia 2020 w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej kwoty 130 000,00 netto. 
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z kategorią archiwalną ( B-5) przyjętą w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; 
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym Zarządzeniem Nr 18/2020 Dyrektora CKiS z dnia  18 grudnia  2020 r.  w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych, o wartości poniżej kwoty 130.000 zł netto 
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
  - na podstawie art. 15 RODO - prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
  - na podstawie art. 16 RODO - prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych*,
  -  na podstawie art. 18 RODO - prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **,
  -  prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
• nie przysługuje Pani/Panu:
  -  w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO - prawo do usunięcia danych osobowych,
  -  prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
  -  na podstawie art. 21 RODO - prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  * Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.
  ** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.  W przypadku, gdy wniesienie żądania dotyczącego tego prawa, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.
  2.    W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, Zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.
  3.    Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie wyłączenie, o którym mowa w art. 13 ust. 4 RODO.
  4.    Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art.14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.
  5.    W toku postępowania udostępnia się wszystkie dane osobowe, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO. 
  6.    Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, do upływu terminu na ich wniesienie. 
   

XV  Informacja dotycząca składania ofert 

UWAGA ! W związku z wprowadzeniem stanu epidemii na obszarze całego kraju, Centrum Kultury i Sztuki  w Koninie wprowadziło na terenie swej siedziby szczególne zasady bezpieczeństwa i higieny, w tym wyłączenie bezpośredniej obsługi interesantów. Zasady te dotyczą również Wykonawców biorących udział w postępowaniach przetargowych. Zastosowanie wszystkich zaleceń służb sanitarnych i medycznych ma pozwolić na zminimalizowanie ryzyka transmisji koronawirusa, z jednoczesnym zachowaniem zasad określonych w przywołanym w cz. I Regulaminie. W związku z powyższym Zamawiający: 

ZALECA składanie ofert drogą pocztową -  w takim  wypadku zdezynfekowane oferty  składane  będą w sekretariacie  CKiS. Jeżeli nie mają Państwo takiej możliwości, to przed złożeniem osobiście oferty należy poinformować telefonicznie pod nr tel. /63/ 243 63 50 godz. od 8:00 do 15:00 o tej czynności, ustalając z pracownikiem konkretną datę i godzinę, o której przybędą Państwo złożyć ofertę. Zamawiający odbierze taką ofertę zgodnie z umówioną wizytą, zachowując odpowiednie środki bezpieczeństwa – w takim wypadku zdezynfekowane  oferty   składane   będą  na    holu  CKiS  - Dom Kultury Oskard, al. 1 Maja 7A. 

Oczekujemy złożenia  Państwa oferty.